Dokumenten-Agent
Ordnet, liest und strukturiert alle Unternehmensdokumente, ganz von selbst.
01Lösungsgeschichte · UnternehmenswissenDas Wissen war da.
Das Wissen war da.
Nur nie dort, wo
es gebraucht wurde.
Die Geschichte eines Solar-Fachbetriebs, der an seinem eigenen Wissen fast erstickte, und wie daraus ein sauberer Prozess wurde. Ein Verlauf, den fast jeder wachsende Mittelständler kennt.
Solar-Fachbetrieb
seit 12 Jahren
18 Mitarbeiter
3 Standorte
Der Verlauf ist typisch
Das Video
Die ganze Geschichte in 60 Sekunden.
Vom verstreuten Wissen zum sauberen Prozess. Kurz erzählt, im 8gent-Stil, mit Ton.
01 · Das ProblemWissen überall.
Wissen überall.
Und nirgendwo.
Die Aufträge liefen. Das Wissen wuchs mit, verteilte sich aber auf Köpfe, Postfächer, Ordner und den Server. Jeder wusste etwas. Keiner wusste alles.
- Jeder Handgriff begann mit Suchen: Angebote, Datenblätter, Montagepläne.
- Nur einer wusste, wie Kunde X tickt. Und der war im Urlaub.
- Neue Mitarbeiter fragten sich monatelang durch.
- Erfahrene Planer wurden ständig aus der Arbeit gerissen.
- Ging jemand, ging sein Wissen mit.
02 · Die lange SucheVieles versucht.
Vieles versucht.
Nichts hat gehalten.
Sie wussten: So geht es nicht weiter. Also machten sie sich auf die Suche, monatelang. Jede Zwischenlösung half kurz und scheiterte am Alltag.
Die Ordnerstruktur aufgeräumtEin Nachmittag Ordnung. Zwei Wochen später wieder Chaos.
Ein Firmen-Wiki eingeführtGut gemeint. Nur gepflegt hat es am Ende niemand.
Schulungen angesetztWissen im Kopf ist kein Prozess. Es geht wieder verloren.
Noch ein Tool gekauftNoch ein Login, noch ein Silo. Gesucht wurde weiter.
Achtung · DSGVO-RisikoVerstreutes Wissen ist nicht nur teuer.
Verstreutes Wissen ist nicht nur teuer.
Es ist ein Datenschutz-Risiko.
Personenbezogene Daten in Postfächern, Ordnern und Excel-Listen: Wer hat Zugriff? Wo liegt was? Wer löscht fristgerecht? Im Ernstfall haften Sie, nicht Ihre Ablage.
Sind Sie betroffen? Wir prüfen dasKostenlose Ersteinschätzung
bis 10 Mio. €mögliches Bußgeld bei DSGVO-Verstößen (Art. 83 Abs. 4 DSGVO), oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, was höher ist.
03 · Die WendeEin Ort für alles.
Ein Ort für alles.
Eine Frage genügt.
Statt des nächsten Silos kam ein sauberer Prozess: eine KI-Wissensdatenbank. Dokumente, E-Mails, Datenblätter, Normen und das Erfahrungswissen fließen an einem Ort zusammen.
Jeder Mitarbeiter fragt in normaler Sprache, so wie er einen erfahrenen Kollegen fragen würde, und bekommt in Sekunden genau die Information, die er gerade braucht, mit Quelle. Im Hintergrund halten KI-Agenten alles aktuell.
- Alle Quellen an einem Ort, statt in fünf Systemen
- Antwort in Sekunden, in normaler Sprache
- Immer mit Quelle, nachprüfbar statt geraten
- 100 % DSGVO-konform über EU-Server
04 · Im HintergrundKI-Agenten,
KI-Agenten,
24/7 für den Betrieb.
Niemand muss die Datenbank pflegen. Fünf Agenten erledigen das leise im Hintergrund, jeden Tag, ohne dass jemand daran denken muss.
Wissens-Agent
Verknüpft Informationen und macht verstreutes Wissen sofort auffindbar.
02Such-Agent
Findet die richtige Antwort in Sekunden, statt in Stunden.
03Kommunikations-Agent
Unterstützt bei E-Mails, Chats und Anfragen, automatisch im Hintergrund.
04Projekt-Agent
Hält Projekte aktuell und erinnert an die wirklich wichtigen Aufgaben.
05
05 · Was sich verändert hatWeniger suchen.
Weniger suchen.
Mehr wissen.
Ein halbes Jahr später war die Zettelwirtschaft weg, und mit ihr das ständige Suchen. Der Betrieb lief nicht nur, er lief ruhiger.
- Wissen bleibt im Unternehmen, unabhängig von Fluktuation und Krankenstand.
- Rückfragen sind deutlich seltener, erfahrene Planer bleiben in ihrer Arbeit.
- Neue Mitarbeiter sind in einem Bruchteil der Zeit produktiv.
- Das CRM ist sauber, aktuell und für alle verfügbar.
- Der Außendienst hat unterwegs jedes Projekt im Zugriff.
06 · Ihre Systeme
Intelligent verknüpft.
Die Wissensdatenbank ersetzt Ihre Systeme nicht, sie verbindet sie. Alles fließt in der Mitte zusammen, ohne dass Sie etwas doppelt pflegen.
07 · Häufige Fragen
Was Geschäftsführer hier fragen.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns einen Satz an gustav@8gent.tech.
01Muss unser Wissen dafür erst aufwendig aufbereitet werden?
Nein. Der Dokumenten-Agent liest Ihre bestehenden Dateien, E-Mails und Ablagen so, wie sie sind. Sie müssen nicht erst monatelang sortieren, bevor es losgeht.
02Woher weiß ein Mitarbeiter, was er fragen kann?
Er fragt in ganz normaler Sprache, so wie er einen erfahrenen Kollegen fragen würde. Die Wissensdatenbank antwortet mit genau der Information aus Ihrem Unternehmen, inklusive Quelle.
03Ist das DSGVO-konform?
Ja. Die Verarbeitung läuft über EU-Server (Google Vertex, Frankfurt). Ihre Inhalte werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet, und ein AVV ist verfügbar.
04Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Sein Wissen bleibt. Was einmal in der Wissensdatenbank ist, geht nicht mit ihm aus der Tür. Genau das ist der Punkt.
05Lässt sich das auf unsere Branche übertragen?
Ja. Die Geschichte hier zeigt einen Solar-Fachbetrieb, der Ablauf ist aber in Handwerk, Handel, Kanzleien und Produktion derselbe. Wir passen den Prozess an Ihre Systeme an.
06Was kostet das?
Die Wissensdatenbank ist Teil der 8gent-Plattform und pro Unternehmen freischaltbar. Was für Sie sinnvoll ist, klären wir ehrlich im Erstgespräch.
08 · Nächster Schritt